Hur bör jag strukturera integrationen mellan databas och Excel?

Jag har ett program som för tillfället läser Excelfiler och bara arbetar lokalt.
Adresserna läses av, lite automatisering sker kring informationssökning, och sedan ska kundinfo med kommentarer och faderullan sparas igen.
Jag vill nu flytta lagringen till en databas, och databasen i fråga är uppsatt med en jättetabell för alla adresser i projektet.

Men jag är osäker på vad som kan vara bästa (med viss avvägning mot att det inte är supersvårt att implementera) lösningen i hur datan hämtas.
Och lite hur databasen ska struktureras.
Databasen kör MariaDB och är färdig i det mest väsentliga.

Är det ens lämpligt att låta användarna koppla direkt till databasen, ladda in önskad data i en Excelfil, och efter arbetet är färdigt skriva sina kommentarer och grejer rakt in i en kundtabell där adressID är främmandenyckel mot adresstabellen? Tänkte det kanske är lämpligast ifall det skulle bli flera kunder per adress.
Eller vore det lämpligare att sitta och administrera urvalsfiler som de får arbeta mot och sedan sitter jag och bökar med det för hand? Kanske som färdiga XLSX-filer?

Vet inte riktigt hur mycket man behöver värja sig mot användare som lägger in fler kolumner i kalkylarket eller sånt.
Hade det varit ett personligt projekt hade jag experimenterat mer, men nu är det jobbet, och det känns lite viktigare att det åtminstone blir drägligt på första försöket.

Hej,

Som vanligt måste man fråga en massa för att förstå vad du ska göra.

Får kunderna skriva in egen information i ett excelark som sedan ska sparas som ny information kopplat till en viss adress som redan är inlagd i databasen?

Skriver kunderna in all information de vill spara med adressen i excelarket?

Om kunden kan skriva in godtycklig information i ett excelark som du sedan ska spara i en databas måste du ju vara oerhört strikt med exakt vad kunden får skriva in i excelarket.

D.v.s. inga nya kolumner får skapas.

Information om adressen får endast sparas på ett exakt sätt i excelarket som du själv beskriver oerhört tydligt för kunden.

Så att du sedan kan spara den informationen med adressen i databasen.

Ja det verkar ju nödvändigt med främmandenyckel för varje adress kopplat till en till tabell i databasen där all information om adressen sparas.

Då kan också fler kunder spara in sin information till adressen.

Enklast är väl att skriva ett program som hämtar upp nödvändig adress ifrån databasen.

Sedan finns fält i programmet där kunden kan skriva in sin information.

Sedan sparas den informationen kopplat till adressen i databasen.

Varför behövs ens excelarket efter det?

Vad blir fördelen med att kunden skriver in sin information godtyckligt i ett excelark och så går du igenom det dokumentet och lägger själv in datat i databasen?
(Det var ju en av idéerna du hade, behövs ens programmet då?)

Tja lite idéer.

Lite frågor.

Hur kan en adress i databasen se ut?
Vilken typ av information kan kunden spara som ska sparas med adressen?
Vilken typ av automatisering kring informationssökning sker?
Hur fungerar programmet du skrivit idag?
Alltså vad gör programmet du skrivit idag där databasen är ett excelark?
Hur fungerar en sparning med ny information i excelarket idag när det sker via programmet du skrivit?

Kommer gärna med fler idéer och frågor om man får veta lite mer

Programmet i fråga automatiserar informationssökning på diverse sidor och presenterar på ett enklare sätt än att man sitter och klipper och klistrar för hand.
Vill man t.ex. söka efter endast villaägare så är det oerhört mycket smidigare, eftersom man ibland kanske landar på en adresslista där det inte dyker upp någon villaägare på bra många husnummer, och då är det inte så kul att frenetiskt copypasta i en halvtimme eller två med full fokus.
Ja det finns redan sådana program, men eftersom programmet redan fungerar i sitt basutförande och har blivit gjort på typ 4000:- i arbetstid så är det oerhört mycket billigare eftersom det är flera miljoner adresser företaget vill kunna bearbeta.

Alltså, personen som sitter med programmet kan ange att villaägare ska eftersökar, skriver in vilken adress i excelfilen som ska börjas på, och så tuggar programmet på tills en villaägare har hittats och visar denna information.
Mycket smidigt.

Orsaken till att jag valt just excel är för att målgruppen redan arbetar med excel, och det har fungerat att bara formatera om filerna de redan hade till att läsas korrekt av programmet.
Sen är det ett väldigt enkelt UI när det gäller att sortera och strukturera infon, så vi håller oss gärna till excel i den biten.

När en potentiell kund har hittats så kan man välja om man vill spara diverse information, som namn, nummer, bilar, ålder, snittinkomst på postnumret och sådant.
Man vill även ha någon kolumn ledig för att kunna lägga in information om säljtillfället i fråga, t.ex. allmän kommentar, vilken tjänst som ville köpas, eller vilken tid man kan återkomma i ärendet.
Det enda som matas in för hand är kommentar, återkomsttid och säljinfo. Allt annat är automatiskt, om så önskas, men eftersom det sker i excel är det inga problem att ändra för hand heller.

Men vi måste ha all information centraliserad, eftersom det inte är så GDPR-enligt att alla sitter på varsin excelfil på sin personliga dator (eftersom ingen av dessa jobbar på kontor heller, utan hemifrån på egen dator).
Därför behöver jag koppla detta mot en databas.

Databasen är uppsatt med alla adresser, så den är redo att helt enkelt läsas av rakt av.

Tanken är att jag kanske borde sätta upp en annan tabell med kundinfo, så att varje gång en av användarna sparar info så skjuts kundinfo in i den databastabellen (och inte rakt i tabellen med alla adresser).
Varje gång en ny kund dyker upp så kan det skjutas in i kundtabellen, eller uppdateras om kunden redan finns.

Grejen är att jag inte vet hur driftsäkert det blir att programmet uppdaterar databasinfo efter vad som står i excelarket.
Det blir driftsäkrare om jag istället skapar färdiga excelfiler med urval (t.ex. kommun X och Y, och bara adresser med färre än 5 boende) som användarna får koppla till, och sedan kollar jag igenom så att infon är kompatibel och skjuter in i databasen själv.
Jag vet inte riktigt.
Men det skulle underlätta mycket om det gick bra att programmet kopplade rakt in i databasen i fråga.

Räcker det inte att du har två lägen?
Ett urvalsläge (som kan se ut som en Excel-fil) som är Read Only och ett formulärläge där användaren kan lägga upp nya poster eller redigera befintliga? Alternativt att användare i ReadOnly-läget kan lägga till kommentarer (t.ex. om man sitter och ringer på leads)

Låter dumt att sitta och göra några urvalsfiler för hand.
Också dumt att ge användarna ofiltrerad direktaccess till databasen.

Det ovanstående går* ju att göra i Excel, även om jag själv inte hade gjort det. Hade hellre satt upp en enkel webb-sida som körs på intranätet (om det funkar för er)

*

Mjae, jag är inte jätteförtjust i att göra hemsidor alls. Är alltid ett bök med CSS om inte annat.

Funderade först om jag skulle läsa av databaserade med C# och sedan skjuta in dem i Excel, men insåg ju att Excel kan göra direktkopplingar till databaser också.
Det underlättar en del att först öppna Excel, och sedan automatisera uppkopplingen till databasen efter att användaren får skriva urvalsvillkor (antagligen oftast vilken kommun som ska köras)

Däremot är ett ett annat aber också, insåg jag nu.
Efter att en kund har bildats så sparas den inte i adressregistret (där jag bara tänkte lagra info om fastigheten på adressen ifråga), utan det är bättre med ett separat kundregister (same shit, annan tabell).
Och då är frågan hur jag ska lagra det.
Det är inte jättemånga säljare på vårat företag, men vi håller på expandera, men just nu vore det kanske lämpligt om man ändå lagrade vilken säljare som var i kontakt med kunden sist, och vilket datum. Detta för att det kanske är lämpligare om samma säljare återkommer när sånt dyker upp.

Men hur ska jag automatisera vilken säljare som sparat infon och gjort anteckningar?
Att alla fritt får skriva sitt namn är förstås den enklaste lösningen, men det känns lite oproffsigt.
Bättre om alla får varsitt inlogg.

Går det att instruera databasen insig på så vis att varje post som läggs in i en tabell automatiskt får den accessande databasanvändarens användaruppgifter sparade i en av kolumnerna?

Är det kanske enklast att låta C# skjuta in den biten exakt när uppgifterna laddas upp till databasen igen, utan att det syns i excelfilen?

Hej,

Det låter som om du behöver en databas och ett program med gränssnitt mot databasen.

Excelarken du har innehåller endast adresser idag?
Eller innehåller de mer information som behöver finnas i databasen?

Du har redan en databas som är uppdaterad med alla adresser ifrån excelarken.
Bra.

De som ska jobba mot databasen via gränssnittet i programmet är säljare eller hur?
Och kunderna du nämner är kunder som kanske ska köpa lägenheterna?
Och kunderna kommer aldrig använda programmet med gränssnittet mot databasen?
Endast säljarna kommer använda programmet?

Ok så programmet söker bland adresserna i databasen.
Sedan söker programmet automatiskt på nätet efter mer information om adressen som t.ex antal bilar och snittinkomst på postnumret. Detta har du kodat så information som detta söks upp automatiskt från nätet?

Ska informationen som söks upp på nätet sparas i databasen?
Den informationen kan i så fall sparas i samma tabell som adresserna (en unik adress på en rad med flera kolumner i samma rad för varje ny information såsom bilar, snittinkomst)

Kunderna som vill köpa lägenheterna får vara i en egen tabell med unikt id som främmande nyckel.
Tabellen kan innehålla fler kolumner med info om kunden som t.ex. namn, telefonnummer.

Varje adress i tabellen för adresser har ett unikt id som främmande nyckel.

Då kan du ha en till tabell som kopplar ihop så många kunder du vill med en unik adress.
Alltså tabell 1 adresser.
Tabell 2 kunder.
Tabell 3 koppling mellan adress unikt id och kund unikt id.

I kopplingen mellan adresser och kunder kan du även i den tabellen skriva in kolumner för tid för återkoppling till kund, typ av tjänst som efterfrågas av kund. (Om inte detta ska göras i en egen tabell som kopplas till tabell 3 så att säga)

Nu behövs ej excelarken längre.
Allt finns i databasen och alla säljare kan koppla upp sig mot databasen för att kunna söka på nya adresser och se den automatiserade informationen om adresserna och även de kunderna som är intresserade av varje adress.
Allt finns i databasen.

Varför behövs excelarken nu?
Ska du titta på de senare och uppdatera databasen med mer information från excelarken?
Om informationen finns i tydliga exakta kolumner och rader då så vet du exakt vilken information som ska in exakt var i databasen.
Då kan du göra ett program som laddar in all ny data ifrån excelfilerna till databasen. (Du får väl titta på om gammal info ska skrivas över eller inte, upp till dig).

Om infon i excelfilerna kan vara godtycklig beroende på säljare bör du ju copy pasta in all info exakt som du vill ha den i nya excelark som du själv skapar som sedan laddas in i databasen.



Alltså sammanfattningsvis lägger du allt i en databas och har ett gränssnitt mot den så behövs ju ej excelfilerna längre.

Säljarna kommer alltid använda gränssnittet för att få all info de behöver och allt sparas i databasen via gränssnittet.

Hoppas det var rätt svar.

Fråga gärna mer om du undrar

Mjo, nu när du säger det så är det en bra fråga varför Excel behövs.
Av principskäl är det praktiskt att ha just för att det är något "alla kan", så det är ett stort plus.

Har kommit igång med att göra andra tabellen, det var förvånansvärt smidigt att dra ner datan från databasen till ett excelark med C#.
Andra tabellen blir som du säger, ett kundregister istället för adressregister.
Då kan flera kunder ha samma adress.

Däremot jag jag fundersam på hur vi ska identifiera alla kunderna.
Man behöver logga in på ratsit för att se personnummer, och av principskäl vill jag inte att säljarna har detta som krav eftersom man då tydligare omfattas av vissa användarvillkor som kanske går i stäv med den här automationen.
Är kanske inte alltid det är lämpligt att fråga om personnummer vid första kontakt heller.

Namn, adress och postnummer lär oftast vara en unik kombination, men, det finns säkert någon mupp någonstans som har döpt sitt hemmaboende barn till exakt samma för-, mellan- och efternamn.

Kombinationen namn, adress, postnummer och födelsedag bör vara unik.
Det måste vara nästintill helt oförekommande att det bor två tvillingar (eller personer med samma födelsedag) på samma adress och har exakt samma för-, mellan- och efternamn.

Sista lösningen här borde väl ändå kunna ha det öppet för att man handmatar de fyra sista siffrorna vid tillfälle?
Kan annars webscrapa de själv i ett väldigt lågt tempo för att inte väcka misstanke.

Om allt ska skötas via excelark och sedan sparas i databasen måste du vara extremt strikt med hur säljarna får använda excelarken.

Kolumner, rader och celler får endast ändras på exakt dina villkor.

Då vet du exakt information som sedan kan sparas i databasen.

Om info som redan finns i databasen ska ändras eller tas bort och ersättas med ny information får du lösa eller lista ut på något sätt.
Kanske genom att man skrivit in info om det i excelarken.



Hur hittar ni kunder då?
Är det kunder som kontaktar er eller ska ni godtyckligt söka upp kunder utifrån information ni sökt upp på nätet? Kunder som ni ej kontaktat ännu men som kan vara en kandidat för ert projekt?

Om ni själva ringer upp kunder lägger ni ju upp en kund som en unik kund i tabellen kunder. Varje kund får ett unikt id i databasen.

Om kunder kan vara godtyckliga d.v.s. ni vet inte exakt vilken kunden är kan ni ju lägga upp fler kunder i databasen med unika id men med samma namn, adress, postnummer.
Sedan har ni ett gränssnitt mot databasen där ni kan uppdatera kunderna vart eftersom ni vet exakt vilken kund som är intresserad av lägenheterna.
Alltså att det kan finnas flera exakt likadana kunder men med unikt id. Sedan i slutändan uppdaterar ni vilken som var den egentliga och intressanta kunden.

(Förstod inte riktigt det du skrev om kunder och ratsit och personnummer)